哈佛大學最近就開放式辦公空間設計的功效發(fā)布了一份研究報告，泰德莫迪斯聯(lián)合公司（Ted Moudis Associates）的辦公空間規(guī)劃師凱特·威澤雷克（Kate Wieczorek）對研究結果表示了不同的看法。

凱特·威澤雷克（Kate Wieczorek）

哈佛大學最近就“開放式空間設計”對辦公協(xié)作的促進作用發(fā)布了一份研究報告。報告認為，現(xiàn)在流行的開放式辦公空間設計是“無墻”的、沒有任何封閉的場所，也沒有個人專屬的空間，因此存在功能上的問題，它會影響團隊的交流和協(xié)作。很多文章對這個報告進行了分析，并表達了同樣的觀點。這些文章認為，開放式空間設計基本上就是將很多工作站密集地放在一個屋子里，希望通過拆掉它們之間的隔斷來增加員工的互動，從而提高工作效率，但實際結果卻背道而馳，反而影響了協(xié)作辦公。但辦公空間規(guī)劃師凱特·威澤雷克卻表達了不同的看法。

 “開放式空間”的問題大多由缺乏預先空間規(guī)劃造成

凱特·威澤雷克認為，“開放式空間”是可以通過預先的空間規(guī)劃，來達到增加員工的互動和交流，并不存在研究所說的功能問題。同時她指出，哈佛的這個研究方法本身是存在問題的。

她說，辦公空間規(guī)劃師的任務實際上是“預先的提前設計”，也就是幫助甲方和設計師們對甲方的組織功能、戰(zhàn)略目標、當前和未來的工作方式、特殊的部門需求等進行深入的了解。這是一份全能型的工作，它要求規(guī)劃師們通過各種渠道收集數(shù)據(jù)，詢問“正確”的問題，挑戰(zhàn)領導層和甲方內(nèi)部對其辦公空間功能的固有認識，為他們提供空間上的規(guī)劃解決方案，最終形成甲方的空間規(guī)劃戰(zhàn)略，為業(yè)務發(fā)展提供有力支撐。

不幸的是，哈佛大學的研究帶給讀者一種錯誤的結論：如今流行的現(xiàn)代化辦公空間就是“開放式設計”，這種辦公空間會導致功能的下降。

多年前人們開始從傳統(tǒng)辦公空間向“開放式空間”轉型，拆除了辦公室里的墻壁，消滅了格子間，借此提高了空間的利用率，降低地產(chǎn)成本。有的公司于是將員工密集地安排在一起，但并沒有對辦公空間進行總體分析和規(guī)劃，也沒有做足夠的盡職調(diào)查，更不了解公司的特殊需求和員工的工作方式。正是這些不負責任的行為，造成了“開放式設計”的一些問題，影響了它的好口碑。

今天，在越來越多的辦公空間規(guī)劃師的幫助下，辦公空間的設計往往能夠與公司的戰(zhàn)略目標保持一致，盡最大努力為員工提供完成工作的環(huán)境。而辦公環(huán)境里各種不同的空間設計，包括封閉的和開放的、共享的和獨立的等，都賦予員工選擇的權力，無論是在安靜房間里的獨立工作，還是開放空間里的團隊協(xié)作，都能夠得到滿足。可以說，提供了多種選擇的辦公空間讓員工的工作效率得到了提升。圖1顯示了辦公空間設計的演變過程。

圖1：辦公空間設計的演變

左：

格子空間

強調(diào)專注工作和職位等級

工作時間：朝9晚5

指定工作站

中：

開放空間

強調(diào)密度和協(xié)作

工作時間：朝9晚5

指定工作站

右：

靈活辦公空間

強調(diào)各種共享空間，支持多種工作方式

放映室、會議室、協(xié)作區(qū)、開放會議區(qū)、會客區(qū)、電話間、客戶會談室

工作時間：朝9晚5

指定和非指定工作站 

圖2：區(qū)域概念

很明顯，從圖2的區(qū)域設置中可以看到各種不同的空間。最重要的是，座位間高高的隔板已經(jīng)沒有了。通過很多實踐我們了解到，對空間的重新規(guī)劃，取消隔離的墻壁之后，室外的光線進入空間里有利于員工的健康和工作效率，同事、上司之間的互動更多。但是，界限與結構的意識依然重要，可以通過區(qū)域的概念加以強化。如圖2所示，這種設置可以提供開放和封閉的工作空間，帶給員工家的感覺，使他們對自己的區(qū)域有一種歸屬感和擁有感，同時還可以進入不同的空間里，接觸到更多的自然光線。

哈佛研究存在的問題

（1）測試方法存在缺陷

除了認為所有現(xiàn)代辦公空間都是“開放式”之外，哈佛大學的這次研究還提出，經(jīng)過對兩個案例的分析發(fā)現(xiàn)，采用開放式的公司都會出現(xiàn)員工協(xié)作（面對面）的減少，而虛擬溝通（電子郵件和短信等）則會相應增加。這一結論是基于兩個不同時段的數(shù)據(jù)信息得出的，一個是在公司搬遷之前，仍采用傳統(tǒng)辦公室；另一個是在公司搬入新辦公室后的兩個月。研究過程中，參與的志愿者們佩帶了一種可以探測面對面互動的傳感器。

首先，應該對研究的規(guī)模進行評估。第一個時段的參與人數(shù)僅占公司總人數(shù)的40%，而第二時段也只有45%，因此所得數(shù)據(jù)并不一定具有代表性。其次，哈佛大學的研究者將協(xié)作定義為兩名以上人員之間面對面的交流。每個受測員工身上都佩帶一個紅外傳感器，只有當多人面對面，彼此距離在10米以內(nèi)，進行有來有往的談話才能算數(shù)。研究人員以這種信息搜集方式，作為研究開放空間內(nèi)人們互動情況的主要途徑，顯然從形式和數(shù)量上都難免有漏洞。舉一個簡單的例子，如果兩人肩并肩坐在一起，沒有直接的面對面，他們之間的交流就不被計算在內(nèi)。即使面對面，一旦計算機等其他物品阻擋了傳感信號，也會造成統(tǒng)計失敗。 

肩并肩的交流不被計算在內(nèi) 

兩人沒有直接面對面，他們之間的交流也不會被計算入內(nèi)

傳感器被筆記本或其他物品阻擋，也不被計算入內(nèi)

還有一種新型的交流方式，稱為“臨時桌邊協(xié)作”。在這種情況下，人們并不離開自己的工作站，相互之間也沒有隔板，每個人都無需離開桌子面向同事。他們隨時回答對方的問題，分享知識和信息。如果按照哈佛大學的統(tǒng)計，也不應該被算作面對面的協(xié)作。 

隔著桌子進行的協(xié)作

事實上，面對面的互動并非是空間開放后的唯一好處。現(xiàn)代辦公空間創(chuàng)造出了更多的學習和進步機會，通過觀察上司或同事的言談舉止，新入職的年輕人會獲得工作經(jīng)驗，這種透明和開放無疑能夠幫助他們更快地提高工作能力。

要評估一個設計策略是否有助于協(xié)作，必須同時進行數(shù)量和質量兩個方面的信息測定，現(xiàn)場觀察的第一手資料當然很有意義，但氣場感應、能量、文化等方面的內(nèi)在因素同樣重要，但卻又無法測量。

（2）虛擬交流不是面對面交流的障礙

認為虛擬交流是辦公協(xié)作的影響因素并不準確。哈佛大學的研究者們將短信和郵件等交流方法定義為面對面交流的障礙，這是錯誤的。因為它們不僅是溝通的工具，而且能夠提高員工交流的效率。很多文本、合同等的修訂和互換，是面對面交談無法全面、準確完成的。

每種交流方式都有自己的優(yōu)勢，并不能夠完全相互取代。很多場合下，人們面對面交談后，會通過郵件等形式進一步深入交流。比如，他們可能會在郵件中寫：

“很高興與您會談……”

“根據(jù)我們此前的談話……”

“我們今天談過的關于……”

多種協(xié)作方式并用，有利于更好地為員工、團隊提供最佳的解決方案。回避虛擬交流顯然是不明智的。

（3）忽略了變革管理

雖然哈佛大學的研究對象搬到了新的辦公環(huán)境，但研究者并未對他們的環(huán)境變化情況進行詳細說明。作為辦公空間規(guī)劃師，筆者不禁要問：

（1）當前的辦公空間是如何設計的？他們在里面工作多長時間了？

（2）公司此前曾進行過什么樣的空間形式轉換？每次都是怎么和員工解釋說明的？

（3）搬入新環(huán)境的主要原因是什么？通過這樣的改變想要實現(xiàn)哪些目標？

（4）公司各個管理層對于新環(huán)境決策的意見是什么？這些意見在最終的設計中得到體現(xiàn)了嗎？

（5）各個部門之間都是如何合作的？新的工作方式是否提高了他們的工作效率？

（6）舊環(huán)境中有哪些問題影響了工作效率？在新環(huán)境中是如何解決的？ 

只有得出了以上這些問題的答案，再加上專業(yè)管理人員的分析，才會對新環(huán)境的變化情況及員工的適應適度進行準確的了解。因為當前環(huán)境狀態(tài)發(fā)生巨大變化之后，員工的工作效率就會出現(xiàn)一次調(diào)低波動（圖3）。

圖3

哈佛研究者將工作效率的下降看作是辦公空間設計不成功的指標，那是不正確的。研究中沒有提到是否對兩家公司進行了變革管理分析，這種管理措施包括幫助員工、團隊和公司盡快度過變化適應期，這是實現(xiàn)變革投資回報的重要過程，可以通過教育、培訓和交流等加以實現(xiàn)。

此外，研究中將后期數(shù)據(jù)收集時段定在搬遷后兩個月，這也是不恰當?shù)摹Ｒ话闱闆r下，每家公司都需要有3個月到6個月的時間適應新環(huán)境。如果變化徹底的話，可能還要長達3年以上的時間。不做深入調(diào)查，簡單推測過渡時間是不可取的。

辦公環(huán)境是公司的資產(chǎn)，對于員工保留、人才招聘、品牌價值提升、客戶交流、員工效率等都有影響。

簡單地拆除工作隔間、去掉封閉空間并非是提高工作效率的有效途徑。必須通過空間的分析和規(guī)劃，了解公司和員工的實際需求。應該進行足夠的盡職調(diào)查，征求員工團隊和各個部門的意見，員工們期望更多了解辦公環(huán)境設計，在空間環(huán)境和應用政策上對老板和設計師提出更多的要求，而后者則需要提供有效的解決方案。

每家公司辦公空間的面積都是有限的，因此只有能夠為員工提供有效支持的空間設計，才是公司投資的最佳回報。除了設計本身，決定空間設計成敗的因素還包括文化、政策、程序等。在實施空間轉換的過程中，要從人文的角度出發(fā)，逐漸調(diào)整公司關注的焦點。